Audyt zaczyna się długo przed przyjazdem audytora
Wiele firm popełnia ten sam błąd: traktuje przygotowanie do audytu jako jednorazowy zryw tuż przed kontrolą. W praktyce dobre przygotowanie zaczyna się dużo wcześniej, na etapie codziennej pracy z dokumentami. Jeśli każdy dokument – od momentu wpłynięcia do firmy, przez akceptację, aż po archiwizację – przechodzi przez uporządkowany, rejestrowany proces, to sam audyt przestaje być wyzwaniem. Staje się po prostu “odpytaniem” systemu o gotowe dane. Właśnie na tym polega przewaga elektronicznego obiegu dokumentów nad tradycyjnym, papierowym modelem pracy: porządek nie jest efektem specjalnej akcji “przed kontrolą”, tylko naturalnym skutkiem codziennego korzystania z systemu.Historia dokumentu – odpowiedź na pytanie „co się z nim działo?”
Jednym z pierwszych pytań, jakie może paść, jest to, kto i kiedy zajmował się danym dokumentem. W Symesto każdy dokument ma pełną, chronologiczną historię. Widać w niej wszystkie etapy obiegu oraz to, które osoby są odpowiedzialne za poszczególne kroki i daty poszczególnych zdarzeń. Zamiast rekonstruować przebieg sprawy na podstawie maili i pamięci pracowników, wystarczy uruchomić system. To nie tylko oszczędność czasu, ale też realne zwiększenie wiarygodności firmy w oczach kontrolujących. To transparentny proces, który świadczy o dojrzałości organizacyjnej.Szybkie wyszukiwanie dokumentów – koniec z przeszukiwaniem segregatorów
Kontrola rzadko pyta o pojedynczy dokument. Zwykle chodzi o grupę dokumentów spełniających określone kryteria, np. wszystkie faktury od konkretnego kontrahenta z danego kwartału, umowy o określonej wartości albo dokumenty zatwierdzone przez konkretną osobę. Dzięki zaawansowanemu wyszukiwaniu określonych parametrach w Symesto taki zestaw dokumentów można wygenerować w kilka chwil – bez przeszukiwania fizycznego archiwum czy skrzynek mailowych różnych działów. Wystarczy wskazać odpowiednie kryteria, a system sam odnajdzie wszystkie pasujące dokumenty wraz z ich pełnym kontekstem.Wiadomo, gdzie jest wersja papierowa
Nie wszystkie dokumenty da się w pełni zdigitalizować. Bywa, że część z nich, z różnych powodów, wciąż istnieje w formie papierowej (np. ze względu na wymóg podpisu odręcznego czy przepisy branżowe). Problem w tym, że fizyczne dokumenty łatwo „giną” w firmowym obiegu: trafiają do segregatora na innym piętrze, do szafy innego działu albo zostają u osoby, która akurat je obsługiwała. Symesto rozwiązuje ten problem, przechowując informację o lokalizacji papierowej wersji dokumentu. Nawet jeśli sam dokument fizycznie nie jest zdigitalizowany, system zawsze wskaże, gdzie go szukać.Naturalna archiwizacja bez wysiłku
Symesto to system obiegu dokumentów, a nie archiwum w klasycznym rozumieniu. Jego rolą jest porządkowanie i zarządzanie dokumentami na etapie ich “życia” w organizacji: od wpłynięcia, przez akceptację, aż po zamknięcie procesu. W praktyce oznacza to jednak coś bardzo istotnego z punktu widzenia audytu: każdy dokument, który przeszedł przez Symesto, zostaje w systemie wraz z pełną historią i wszystkimi powiązanymi informacjami. Nie trzeba więc osobno pilnować, żeby coś zostało zarchiwizowane; dzieje się to naturalnie, jako efekt uboczny korzystania z systemu na co dzień. Dzięki temu, zamiast szukać dokumentów w wielu miejscach, firma ma jedno uporządkowane źródło informacji, dostępne zawsze wtedy, gdy jest potrzebne.Mniej stresu, więcej pewności
Audyt czy kontrola nie muszą być źródłem stresu i chaosu organizacyjnego. Jeśli dokumenty na co dzień przechodzą przez uporządkowany system,, przygotowanie do kontroli sprowadza się do kilku kliknięć – zamiast dni gorączkowego kompletowania dokumentacji. Historia obiegu, wyszukiwanie po parametrach i informacja o lokalizacji dokumentów papierowych to funkcje, które na pierwszy rzut oka wydają się „tylko” ułatwiać codzienną pracę. W praktyce jednak to właśnie one decydują o tym, czy audyt będzie sprawną formalnością, czy tygodniem nerwowych poszukiwań.Chcesz sprawdzić, o ile prostszy może być kolejny audyt, gdy wszystkie dokumenty i ich historia są dostępne w jednym miejscu? Umów krótką prezentację Symesto – pokażemy na Twoich przykładach, ile czasu realnie oszczędza uporządkowany obieg dokumentów. Zapraszamy do kontaktu: https://symesto.com/#konsultacje
