Korespondencja, zarówno tradycyjna, jak i elektroniczna, odgrywa ważną rolę w każdej firmie. W organizacjach, które składają się z wielu spółek, przepływ informacji między jednostkami jest jeszcze bardziej istotny, a jego prawidłowe zarządzanie ma wpływ na sprawność podejmowania decyzji, ograniczenie ryzyka prawnego, poufność informacji, a także wzmocnienie relacji z klientami i wewnętrznymi interesariuszami.
To dlatego odpowiednia organizacja zarządzania dokumentacją i informacją jest kluczowa dla efektywnego funkcjonowania firmy, redukcji ryzyka operacyjnego oraz zwiększenia bezpieczeństwa i transparentności działań.
Wyzwania związane z zarządzaniem korespondencją w strukturach, gdzie jest wiele spółek
Organizacje posiadające wiele spółek mogą borykać się z problemami wynikającymi z dużej ilości dokumentacji. Każda spółka generuje i otrzymuje własne dokumenty – może to prowadzić do nadmiernego rozproszenia informacji. Przy braku ujednoliconego systemu zarządzania korespondencją – różne podmioty mogą stosować odmienne procedury archiwizacji i przepływu dokumentów. W efekcie zdarza się, że organizacja zaczyna działać chaotycznie i jej efektywność zmniejsza się.
Bez jednolitego systemu obiegu korespondencji wzrasta też ryzyko zgubienia istotnych informacji – brak kontroli nad dokumentacją może skutkować utratą kluczowych danych i opóźnieniami w realizacji projektów.
Z tych powodów, aby zapewnić efektywne zarządzanie korespondencją w strukturach, gdzie spółek jest wiele, warto wdrożyć systemy elektronicznego obiegu dokumentów. Cyfryzacja procesów pozwala na szybszy i bezpieczniejszy przepływ informacji. Jednocześnie stworzenie w ramach wewnętrznego systemu elektronicznej kancelarii dla wszystkich spółek, pozwoli na lepszą kontrolę obiegu i archiwizację dokumentów. W tak zorganizowanym obiegu kontrola nad dokumentami jest pełna i możliwa w każdej chwili. Łatwo sprawdzić, czy ważny dokument utknął w jakimś miejscu, jeśli tak – to z jakiego powodu.
OCR przyspiesza działania
W systemie obiegu korespondencji takim jak SYMESTO wbudowana jest technologia OCR (Optical Character Recognition), która automatyzuje proces rozpoznawania i przetwarzania tekstu z dokumentów papierowych oraz zeskanowanych obrazów. Dzięki temu eliminuje konieczność ręcznego przepisywania treści, co znacząco przyspiesza pracę i redukuje ryzyko błędów. Umożliwia też szybkie wyszukiwanie informacji, integrację z systemami wewnętrznymi, oraz automatyczne klasyfikowanie i indeksowanie plików. Poprawia to również dostępność treści, pozwalając na konwersję tekstu do formatów edytowalnych lub czytelnych dla osób niewidomych.
Korzyści płynące z dobrze zorganizowanego przepływu korespondencji
Dzięki efektywnej organizacji zarządzania korespondencją organizacje złożone z wielu spółek mogą liczyć na:
- Lepszą kontrolę nad dokumentacją,
- Zmniejszenie ryzyka operacyjnego i prawnego,
- Usprawnienie procesów decyzyjnych,
- Większą efektywność operacyjną,
- Lepszą komunikację wewnętrzną i zewnętrzną.
Podsumowanie
Efektywne zarządzanie korespondencją w organizacjach złożonych z wielu spółek, to kluczowy element skutecznego funkcjonowania firmy. Przejrzyste procedury, nowoczesne technologie i świadome zarządzanie dokumentacją pozwalają na minimalizację ryzyka oraz zapewnienie sprawnego przepływu informacji. Autorski system obiegu korespondencji SYMESTO, stworzony przez BMS gwarantuje wszystkie korzyści wynikające z efektywnego zarządzania dokumentami w organizacjach złożonych z wielu spółek.
