E-Doręczenia w firmie to temat, który wciąż budzi pytania i wątpliwości. Wiele przedsiębiorstw, które zgodnie z harmonogramem założyły skrzynkę do e-Doręczeń, zaczęło już dostrzegać, że jej obsługa może sprawiać trudności. Dzieje się tak również dlatego że skrzynka od operatora krajowego funkcjonuje poza wewnętrznymi strukturami informatycznymi organizacji, co wiąże się z istotnymi ograniczeniami. W niniejszym artykule przedstawiamy przegląd problemów, z jakimi zgłaszają się do nas klienci w ostatnich tygodniach.
e-Doręczenia w firmie: dwa najczęstsze wyzwania
W ostatnich tygodniach zgłasza się do nas coraz więcej klientów, którzy opowiadają nam o wyzwaniach związanych z obsługą e-Doręczeń w swoich firmach. Wygląda na to, że czas, który upłynął od 1 kwietnia br, tj. obowiązkowego terminu założenia skrzynki przez firmy zarejestrowane w KRS przed 1.01.2025 – był to swoisty okres testowania. Ten czas pokazał, że korzystając z publicznej usługi doręczenia elektronicznego, wiele firm mierzy się z pewnymi wyzwaniami.
Dwa najczęstsze problemy, o których opowiadają nasi klienci, to:
- ograniczenie dostępu do skrzynki do jednej osoby,
- konieczność pobierania korespondencji na dysk w celu jej dalszego przetwarzania.
Co więcej, nasi rozmówcy podkreślają, że te pozornie nieskomplikowane czynności prowadzą do dodatkowych trudności, takich jak:
- nadmierne obciążenie pracownika odpowiedzialnego za obsługę skrzynki przy dużej liczbie dokumentów,
- nieproporcjonalnie długi czas realizacji zadań administracyjnych,
- ryzyko przestojów w przypadku korespondencji z dużymi załącznikami,
- narastające poczucie nieefektywności procesu.
Przykład 1: wąskie gardło w obsłudze e-Doręczeń w firmie logistycznej
Średniej wielkości firma z branży transportowo-spedycyjnej, obsługująca klientów krajowych i zagranicznych, zgłosiła się do nas z następującym problemem. W codziennej pracy prowadzi intensywną korespondencję z instytucjami publicznymi – m.in. Głównym Inspektoratem Transportu Drogowego, urzędami celnymi i skarbowymi oraz sądami administracyjnymi.
Wraz z rosnącą liczbą dokumentów przesyłanych przez skrzynkę do e-Doręczeń, pojawiły się trudności związane z obsługą tego kanału komunikacji. E-doręczenia w firmie stały się źródłem opóźnień i błędów, ponieważ dotychczas tylko jedna osoba z działu administracji miała dostęp do skrzynki. To ona odpowiadała za codzienne logowanie, otwieranie wiadomości, przypisywanie ich do działów, pobieranie załączników oraz przesyłanie treści za pomocą wewnętrznej poczty elektronicznej. Przy kilkudziesięciu pismach dziennie – z których wiele wymagało pilnej odpowiedzi – cały proces stał się wąskim gardłem. Kierownicy działów nie mieli bieżącego wglądu w status obsługi dokumentów, co utrudniało sprawne zarządzanie korespondencją.
Przykład 2: firma medyczna świadcząca opiekę długoterminową
Placówka medyczna, specjalizująca się w opiece nad osobami starszymi, prowadzi szeroko zakrojoną korespondencję z instytucjami takimi jak NFZ i ZUS – zarówno w formie papierowej, jak i za pośrednictwem e-Doręczeń.
W ostatnich miesiącach liczba dokumentów wpływających do tej organizacji zaczęła rosnąć, a firma zaczęła borykać się z przestojami. Obsługa tej korespondencji – przypisana jednej osobie w firmowej kancelarii – stawała się coraz mniej efektywna. Oprócz opóźnień w rejestracji i dystrybucji dokumentów, pojawił się także problem z zapewnieniem porządku, przejrzystości oraz kontroli nad ścieżką obiegu spraw. Firma ta poprosiła nas o pomoc.
Rozwiązanie: wdrożenie systemu obiegu dokumentów z modułem e-Doręczeń
Obie firmy poszukiwały rozwiązania, które umożliwiłoby obsługę e-Doręczeń przez wielu pracowników. Takim narzędziem jest system SYMESTO. E-doręczenia w firmie zostały zintegrowane z obiegiem dokumentów w taki sposób, że cała korespondencja trafiająca do skrzynki jest automatycznie ujmowana w systemie – bez potrzeby jej lokalnego pobierania. Dzięki temu wszystkie działania odbywają się w jednym, spójnym ekosystemie. Dodatkowo, dzięki temu, że obsługa skrzynki jest możliwa przez wiele osób w organizacji, praca nad korespondencją przebiega sprawnie i nie kolejkuje się.
Pracownicy obsługujący SYMESTO w ramach początkowego kroku obiegu – przypisują dokumenty do odpowiedniego działu lub osoby na podstawie typu lub nadawcy pisma (np. w przypadku firmy transportowej wiadomości od GITD trafiają do działu prawnego, a dokumenty celne – do eksportu). Kierownicy mają wgląd w czasie rzeczywistym w to, kto otrzymał dokument, na jakim etapie znajduje się jego obsługa oraz czy udzielono odpowiedzi w wymaganym terminie.
Wielu użytkowników, jedno narzędzie – większa efektywność
Główna przewaga SYMESTO nad skrzynką publicznego dostawcy to możliwość jednoczesnej obsługi przez wielu uprawnionych pracowników. W tradycyjnym modelu cała odpowiedzialność spoczywa na jednej osobie, która musi logować się do skrzynki, przetwarzać i przekazywać każdą wiadomość – zwykle mailowo. To nie tylko czasochłonne, ale też nieefektywne.
W SYMESTO dokument trafia bezpośrednio do systemu, w którym zostaje przypisany do odpowiedniego pracownika w odpowiednim dziale merytorycznym, umożliwiając natychmiastowe podjęcie działań.
Pełna kontrola i przejrzystość
Dzięki integracji e-Doręczeń z systemem obiegu dokumentów, organizacja zyskuje coś więcej niż tylko wygodę – zyskuje pełną kontrolę. Każda sprawa posiada swoją historię: wiadomo, kto odebrał dokument, kto go przetwarza i na jakim jest etapie. Jeżeli pismo wymaga odpowiedzi w konkretnym terminie, przypisana osoba (np. menedżer) ma możliwość monitorowania postępów i interwencji w razie potrzeby.
W przeciwieństwie do rozproszonej komunikacji mailowej, SYMESTO eliminuje ryzyko „zaginięcia” ważnych dokumentów – wszystkie procesy odbywają się w uporządkowanym i transparentnym środowisku.
Kluczowe korzyści z wdrożenia SYMESTO:
- Oszczędność czasu – system pozwala na bardziej efektywną pracę nad dokumentami,
- Większa elastyczność – możliwość pracy wielu użytkowników równocześnie w systemie,
- Pełna kontrola i audyt – dokładne śledzenie historii dokumentu, możliwość podjęcia interwencji,
- Bezpieczeństwo i odpowiedzialność – jasne przypisanie zadań i możliwość identyfikacji źródła ewentualnych opóźnień
- Redukcja ryzyka – minimalizacja zagrożenia przekroczenia terminów odpowiedzi.
Dzięki temu pracownicy zyskują:
- sprawne rozdysponowanie dokumentów,
- możliwość równoczesnej obsługi e-Doręczeń przez kilka osób,
- bieżący monitoring postępów w realizacji spraw,
- komfort pracy dzięki automatycznym powiadomieniom i eliminacji ręcznych czynności.
To podejście pozwala znacząco skrócić czas obsługi dokumentów, a także zwiększyć przejrzystość i bezpieczeństwo procesów wewnętrznych – kluczowych nie tylko w branży logistycznej i medycznej, ale niemal we wszystkich branżach.
Podsumowanie
Wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów z modułem e-Doręczeń w przedsiębiorstwie to nie tylko inwestycja w technologię, ale przede wszystkim w jakość zarządzania i bezpieczeństwo komunikacji z otoczeniem zewnętrznym. Przykłady pokazują, że odpowiednio dobrane narzędzie może znacząco odciążyć personel administracyjny i uporządkować obieg dokumentów. Zapraszamy do kontaktu!
