570 uczestników – tyle osób wzięło udział w naszym webinarze „Czy Twoja firma jest gotowa na rewolucję w e-Doręczeniach?”, który zorganizowaliśmy we współpracy z Polską Fundacją Przedsiębiorczości. Tak imponująca frekwencja pokazała, jak duże zainteresowanie wśród przedsiębiorców budzi temat cyfrowych doręczeń i jak wiele pytań wciąż rodzi się wokół tych zmian. Podczas spotkania rozmawialiśmy o najważniejszych aspektach e-Doręczeń: od kiedy są obowiązkowe dla firm, dlaczego warto, a wręcz należy je wdrożyć. Zapraszamy do obejrzenia nagrania webinaru: https://www.youtube.com/watch?v=McU4GiN4zLc
e-Doręczenia – co to takiego i od kiedy?
e-Doręczenia – to nowa, funkcjonująca już forma oficjalnej komunikacji elektronicznej między podmiotami publicznymi a przedsiębiorcami. W praktyce oznacza to, że coraz więcej dokumentów – takich jak decyzje administracyjne, wezwania czy zawiadomienia – będzie dostarczanych w sposób cyfrowy, za pośrednictwem specjalnych skrzynek doręczeń, z mocą równoważną listom poleconym z potwierdzeniem odbioru.
To rozwiązanie wprowadzone na mocy Ustawy o doręczeniach elektronicznych z dn. 18.11.2020 r. ma na celu zwiększenie efektywności, bezpieczeństwa i szybkości komunikacji z urzędami oraz innymi instytucjami. Jest teź wyrazem dążenia administracji publicznej do digitalizacji.
Dlaczego nie można ignorować e-Doręczeń?
Podczas webinaru staraliśmy się odpowiedzieć na jedno z najczęściej zadawanych pytań: Czy można jeszcze „przeczekać” e-Doręczenia? Odpowiedź jest prosta – zgodnie z harmonogramem Ministerstwa Cyfryzacji, przedsiębiorstwa zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r., powinny już mieć założoną skrzynkę do e-Doręczeń (od 1 kwietnia br.). Obowiązek ten obejmuje też już wiele innych grup przedsiębiorców, m.in. spółki prawa handlowego. Z czasem zostanie rozszerzony także na inne podmioty, m.in. na JDG (jednoosobowe firmy, które zarejestrowano w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku, mają obowiązek mieć adres do e-Doręczeń od 1 października 2026 roku. JDG, które zarejestrują działalność po 1 stycznia 2025, muszą mieć adres do e-Doręczeń od dnia rejestracji).
Dlatego nie warto czekać. Obecnie nie ma żadnych sankcji za brak skrzynki do e-Doręczeń, jednak ich ignorowanie może w przyszłości skutkować brakiem dostępu do ważnych dokumentów, ale także skutkami prawnymi – np. uznaniem doręczenia za dokonane, nawet jeśli przedsiębiorca nie odebrał wiadomości w skrzynce. To może prowadzić do nieświadomego przekroczenia ważnych terminów.
Wiedza i praktyka – czyli co działo się na webinarze
Webinar prowadził Paweł Wróbel, Product Manager systemu SYMESTO, którego BMS jest twórcą. System ten służy do obiegu dokumentów w organizacji. Pozwala na zachowanie przejrzystości, porządku i kontroli nad wszelkimi dokumentami w firmie. SYMESTO ma wbudowany moduł obsługi e-Doręczeń, co umożliwia obsługę ważnej korespondencji z podmiotami publicznymi za pomocą jednego narzędzia.
Paweł Wróbel przedstawił uczestnikom najważniejsze zagadnienia związane z wdrożeniem e-Doręczeń w firmach. Uczestnicy mogli dowiedzieć się m.in.:
- Kogo dotyczy obowiązek korzystania z e-Doręczeń?
- Jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń i gdzie to zrobić?
- Jakie są terminy wdrażania e-Doręczeń dla różnych typów podmiotów?
- Jak systemy dostarczane przez komercyjnych dostawców wspierają przedsiębiorców w obsłudze e-Doręczeń?
Paweł nie tylko przedstawił konkretne informacje, ale również odpowiadał na liczne pytania uczestników, dzieląc się praktycznymi doświadczeniami z wdrożeń u klientów biznesowych.
Zintegrowanie e-Doręczeń z systemem obsługującym codzienną korespondencję w organizacji pozwala m.in.:
- uniknąć ryzyka przeoczenia ważnej wiadomości od instytucji publicznej dzięki temu, że skrzynka e-Doręczeń znajduje się w jednym systemie,
- zautomatyzować rejestrowanie i obsługę wszystkich dokumentów,
- obsługiwać ważną korespondencję masową z podmiotami publicznymi,
- wdrożyć zastępstwo w przypadku, gdy osoba obsługująca e-Doręczenia, zachoruje lub jest poza firmą.
Jesteśmy ogromnie wdzięczni za tak liczny udział i aktywność uczestników webinaru. Wasze pytania i komentarze pokazują, jak duża jest potrzeba rzetelnej edukacji w zakresie cyfrowych doręczeń. Dziękujemy również Polskiej Fundacji Przedsiębiorczości za profesjonalną współpracę.
To wydarzenie nie było ostatnim! Już teraz planujemy kolejne spotkania i materiały edukacyjne, które pomogą przedsiębiorcom płynnie przejść przez proces cyfryzacji dokumentów.
