Od stycznia 2025 r. zaczną obowiązywać e-Doręczenia, czyli forma elektroniczna korespondencji rejestrowanej, tzw. listów poleconych. W pierwszym etapie będą obligatoryjne dla podmiotów publicznych i zawodów zaufania publicznego, ale zgodnie z harmonogramem , również dla firm. W tym artykule piszemy, dlaczego warto włączyć specjalną skrzynkę do e-Doręczeń do wewnętrznego systemu obiegu korespondencji, takiego jak autorski system BMS – SYMESTO.
SYMESTO to autorski system BMS do obsługi obiegu korespondencji. Umożliwia digitalizację wszystkich przesyłek bez względu na sposób ich dotarcia do firmy, czy to za pośrednictwem listonosza, czy firmy kurierskiej, czy poprzez skrzynkę e-mail. System ma również wbudowany moduł do obsługi skrzynki do e-Doręczeń.
Najważniejsze zalety posiadania e-Doręczeń w systemie obiegu korespondencji to:
- pełna kontrola nad dokumentami i szybki dostęp do korespondencji rejestrowanej w każdej chwili
- integracja wszystkich funkcji w jednym narzędziu
- znany w organizacji system, zbieżny interfejs e-skrzynki z całym systemem
- korespondencja rejestrowana ujęta w raportowaniu SYMESTO
- brak chaosu – korespondencja z e-Doręczeń od razu w firmowym systemie kancelaryjnym.
Dodatkowo, BMS zapewnia nieograniczony czas przechowywania korespondencji rejestrowanej wobec ograniczenia do 180 dni u dostawcy krajowego oraz eliminację ograniczenia limitu rozmiaru wiadomości z załącznikami (500 MB).
SYMESTO w założeniu eliminuje rutynowe czynności manualne, w tym te związane z papierowym obiegiem pism. Działa w pełni automatycznie, w tym m.in.: kategoryzuje przesyłki, przekazuje je do właściwych adresatów, tworzy zbiorcze książki nadawcze. Ma również wbudowany moduł podpisu elektronicznego, dzięki czemu na zawsze można zapomnieć o fizycznym bieganiu po korytarzach i “łapaniu” osób, których podpisy są niezbędne na dokumentach.
W SYMESTO zastosowaliśmy również najnowocześniejsze techniki: OCR i ML, które automatycznie rozpoznają treści i wydobywają dane.
Podsumowanie
Integracja skrzynki do e-Doręczeń z firmowym systemem do obiegu korespondencji to nie tylko ułatwienie codziennych operacji, ale także klucz do zwiększenia efektywności i konkurencyjności na rynku. Oszczędność czasu i kosztów, większe bezpieczeństwo, automatyzacja procesów oraz kontrola – wszystko to sprawia, że warto wdrożyć to rozwiązanie. E-doręczenia stają się nieodłącznym elementem nowoczesnego biznesu, wspierając przedsiębiorstwa w ich dążeniu do cyfrowej transformacji.
BMS stworzył moduł skrzynki do e-Doręczeń w autorskim systemie do elektronicznego obiegu korespondencji SYMESTO. Może to znacznie ułatwić przygotowanie firmy do korzystania z e-Doręczeń. Więcej o e-Doręczeniach: