Liczba użytkowników systemu e-Doręczeń w Polsce dynamicznie rośnie. Według danych Poczty Polskiej – wyznaczonego operatora tej usługi – na koniec lutego 2024 roku było już ponad 800 000 aktywnych skrzynek do e-Doręczeń, a liczba ta zwiększa się każdego dnia. Wiele osób i firm dopiero stoi przed obowiązkiem założenia takiej skrzynki, dlatego warto zrozumieć, jakie mechanizmy bezpieczeństwa chronią dane przesyłane w ramach tego systemu.

e-Doręczenia – przepisy prawne

System e-Doręczeń został wprowadzony w Polsce na mocy regulacji Unii Europejskiej i krajowego ustawodawstwa. Podstawą prawną dla tej usługi są:

• Rozporządzenie eIDAS (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr 910/2014) – ustanawia ono ramy dla usług zaufania oraz elektronicznej identyfikacji w Unii Europejskiej. eIDAS określa standardy, dzięki którym elektroniczna korespondencja może mieć taką samą moc prawną jak tradycyjne listy polecone.
• Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych – reguluje funkcjonowanie e-Doręczeń w Polsce, określając zasady obowiązkowego stosowania tego systemu przez administrację publiczną, przedsiębiorców i inne podmioty.

Dzięki temu e-Doręczenia są uznawane za usługę zaufania, co oznacza, że wiadomości wysyłane i odbierane za ich pośrednictwem mają moc prawną równą tradycyjnej korespondencji poleconej za potwierdzeniem odbioru.

Trzy filary bezpieczeństwa e-Doręczeń

Bezpieczeństwo korespondencji w systemie e-Doręczeń opiera się na trzech kluczowych zasadach:

1. Tajemnica korespondencji

Każda wiadomość przesyłana przez system e-Doręczeń jest szyfrowana już na etapie nadawania. Oznacza to, że nikt poza nadawcą i odbiorcą nie ma możliwości zapoznania się z jej treścią, przechwycenia czy zmiany zawartości przesyłki.

2. Integralność danych

Podczas przesyłania, przechowywania i przetwarzania wiadomości system gwarantuje, że informacje pozostają nienaruszone i niezmienione. Jest to kluczowe w kontaktach z urzędami, sądami, bankami oraz innymi instytucjami, gdzie precyzja danych ma fundamentalne znaczenie.

3. Jednoznaczna identyfikacja nadawcy i odbiorcy

System weryfikuje tożsamość użytkowników, eliminując ryzyko podszywania się pod inną osobę lub przejęcia konta. Tylko zidentyfikowani użytkownicy mogą nadawać i odbierać korespondencję, co podnosi poziom bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.

Dowody nadania i odbioru – gwarancja prawna

Atutem e-Doręczeń jest też dostarczanie prawnie uznawanych dowodów wysyłki i odbioru wiadomości. Każda przesyłka jest rejestrowana wraz z dokładnym oznaczeniem daty i godziny nadania oraz doręczenia. To szczególnie ważne dla przedsiębiorców, którzy muszą mieć pewność skutecznego dostarczenia dokumentów do kontrahentów czy instytucji państwowych.

e-Doręczenia w biznesie

e-Doręczenia mogą poprawić efektywność organizacyjną firm, szczególnie gdy zostaną włączone do wewnętrznego systemu obiegu dokumentów. Pozwoli to na zachowanie przejrzystości i porządku organizacyjnego korespondencji. 

Autorski system BMS do elektronicznej obsługi korespondencji, SYMESTO, to nowoczesne narzędzie usprawniające zarządzanie e-Doręczeniami oraz innymi formami komunikacji cyfrowej. Dzięki modułom obsługującym obieg faktur i podpis elektroniczny pozwala przedsiębiorcom skutecznie optymalizować procesy administracyjne. Tym samym pomaga pokonać kluczowe wyzwania związane z efektywnym zarządzaniem zasobami i organizacją pracy, wspierając rozwój i cyfryzację nowoczesnych firm.