Od uporządkowanego obiegu dokumentów finansowych do skutecznej kontroli kosztów w firmie technologicznej
Digitalizacja procesów finansowych jako podstawa transparentności oraz świadomej kontroli kosztów.
- Klient: Firma technologiczna
- Branża: IT
Opis firmy:
Firma to polskie przedsiębiorstwo z branży IT, działające nieprzerwanie od prawie 30 lat. Od początku swojej działalności koncentruje się na tworzeniu zaawansowanych systemów informatycznych wspierających kluczowe procesy biznesowe i operacyjne dużych organizacji. Specjalizuje się w projektowaniu, wdrażaniu oraz utrzymaniu rozbudowanych rozwiązań dla instytucji o wysokich wymaganiach w zakresie bezpieczeństwa, skalowalności i niezawodności.
Wyzwanie
Rozproszona, manualna obsługa faktur kosztowych - faktury kosztowe były skanowane i gromadzone w folderze na dysku google, do którego dostęp miały osoby odpowiedzialne za akceptację kosztów, głównie zarząd.
Brak kontroli - Zarząd akceptował faktury kosztowe bez szczegółowej wiedzy na temat centrów kontrolingowych, zdarzały się błędy; analiza kosztów była przez to utrudniona.
Brak bieżącej informacji o budżecie - Zarząd nie zawsze miał wiedzę, kto jest odpowiedzialny za dany zakup. Konieczne było dopytywanie o szczegóły, co wydłużało czas akceptacji. Menedżerowie nie mieli narzędzi do samodzielnej akceptacji i kontroli kosztów swoich działów.
Rozwiązanie - wdrożenie systemu SYMESTO
Wdrożony system SYMESTO integruje wszystkie procesy związane z obiegiem dokumentów – to znacząco usprawnia pracę i umożliwia bieżące monitorowanie wszystkich aspektów finansowych.
Macierz odpowiedzialności – na podstawie przypisania do jednostek biznesowych i zespołów, system automatycznie kieruje faktury do właściwych managerów; istnieje jasna ścieżka akceptacji.
Integracja z KSeF – faktury ustrukturyzowane są automatycznie pobierane z KSeF do Symesto wraz z ich wizualizacją; dane z faktur zaciągają się do systemu bez konieczności ręcznego wprowadzania danych i pobierania plików XML.
Efekty
Proces akceptacji faktur usprawniony o 90%
Pełna i przejrzysta kontrola kosztów
Zwiększenie sprawczości i świadomości finansowej wśród managerów
Obsługa 2× większej liczby dokumentów bez zwiększania zatrudnienia
Możliwość pracy zdalnej zespołu księgowego
Cytat / Referencja klienta
Przed wdrożeniem decyzje dotyczące wydatków były scentralizowane na poziomie najwyższego kierownictwa, co angażowało zarząd operacyjnie i wymagało każdorazowego wyjaśniania zasadności poszczególnych kosztów. Po uruchomieniu systemu Symesto proces został zdecentralizowany – osoby odpowiedzialne za konkretne obszary biznesowe zyskały możliwość bezpośredniego zatwierdzania wydatków w ramach swoich budżetów. W efekcie odciążono kadrę zarządzającą, przyspieszono proces decyzyjny oraz wzmocniono odpowiedzialność menedżerów za wyniki finansowe ich działów.
Pani Agnieszka, Główna Księgowa
