CZYM JEST KSeF?
NAJWAŻNIEJSZE INFORMACJE DLA FIRM
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralna, państwowa platforma Ministerstwa Finansów, służąca do wystawiania, wysyłania, odbierania i przechowywania faktur w ustrukturyzowanej, elektronicznej formie (plik XML).
Zamiast przesyłać fakturę bezpośrednio do kontrahenta (e-mailem czy pocztą), przedsiębiorca wysyła ją do KSeF. System nadaje dokumentowi unikatowy numer identyfikacyjny i udostępnia go odbiorcy. Od tej chwili faktura jest traktowana jako doręczona.
KSeF funkcjonuje już dziś, a niebawem stanie się obowiązkowy – najpierw dla dużych podatników, a następnie dla pozostałych firm. Obejmie większość transakcji B2B pomiędzy podatnikami VAT zarejestrowanymi w Polsce.
JAK KSeF WPŁYNIE NA CODZIENNĄ PRACĘ FIRM?
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób otrzymywania i przetwarzania faktur. Od momentu wystawienia faktury w KSeF, uznaje się ją za doręczoną odbiorcy – niezależnie od tego, czy została przez niego odebrana lub przeczytana. Oznacza to, że firmy przetwarzające dużą liczbę dokumentów będą musiały regularnie, często codziennie, logować się do systemu i pobierać każdą fakturę oddzielnie.
Przy większej skali działalności realizowanie tego procesu manualnie (np. poprzez pobieranie faktur i przekazywanie ich e-mailem do osób odpowiedzialnych za dekretację, akceptację i płatności) może prowadzić do:
• braku kontroli nad obiegiem dokumentów,
• wydłużenia czasu akceptacji,
• ryzyka powstawania opóźnień w płatnościach,
• wzrostu obciążeń administracyjnych.
JAKIE JEST ROZWIĄZANIE?
KSeF I SYMESTO - PEŁNA AUTOMATYZACJA OBIEGU FAKTUR
KSeF stanowi swoistą „autostradę” dla faktur – odpowiada za ich przyjęcie, nadanie numeru oraz udostępnienie odbiorcy. Nie zarządza jednak tym, co dzieje się dalej wewnątrz firmy: obiegiem dokumentów, opisem merytorycznym, akceptacjami czy kontrolą budżetów.
Tu właśnie wkracza Symesto – system elektronicznego obiegu dokumentów, który integruje KSeF z realnymi procesami biznesowymi w organizacji. System automatycznie pobiera faktury z KSeF, rejestruje je i kieruje do odpowiednich osób. Dokument natychmiast trafia do obiegu akceptacji, opisu merytorycznego, a następnie – wraz z danymi – może zostać przekazany do systemu księgowego.
KSeF gwarantuje bezpieczną i ustandaryzowaną wymianę e-faktur, natomiast Symesto przejmuje pełną kontrolę nad ich obsługą wewnątrz organizacji. Dzięki temu firmy zyskują szybki, uporządkowany i w pełni nadzorowany proces pracy z dokumentami.
Producent SYMESTO, spółka BMS podpisała umowę o współpracy z Krajową Izbą Rozliczeniową (KIR), dzięki czemu może oferować swoim klientom zakup certyfikatu uwierzytelniającego do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na korzystnych warunkach. Certyfikat pieczęci elektronicznej KIR zawiera dane organizacji, tj. nazwa rejestrowa, identyfikator (np. NIP lub KRS) oraz adres. Pieczęć elektroniczna jednoznacznie identyfikuje firmę, zapewnia integralność danych, uwierzytelnia nadawcę i spełnia wszystkie wymogi prawne. Zapraszamy do współpracy!
Korzyści z połączenia Symesto + KSeF
Automatyczne pobieranie i rejestracja faktur z KSeF
Symesto cyklicznie pobiera e-faktury z KSeF i automatycznie tworzy z nich dokumenty w systemie.
Dane bez przepisywania i mniejsze ryzyko błędów
Dane z pliku XML KSeF są automatycznie przenoszone do odpowiednich pól w systemie.
Spójny i szybki obieg akceptacyjny w jednym narzędziu
Faktury trafiają do systemu, a następnie są kierowane do właściwych osób w ramach procesu.
Usprawniony obieg faktur i szybsze rozliczenie VAT
Sprawny obieg faktur i pełna kontrola nad rozliczeniami znacząco skracają czas rozliczenia VAT.
Pełne bezpieczeństwo
Role i uprawnienia w Symesto można powiązać z uprawnieniami do KSeF - dzięki temu łatwiej kontrolować, kto może odbierać czy zatwierdzać fakturę.
Zintegrowane i uporządkowane archiwum e-faktur
Dane z KSeF trafiają do Symesto, tworząc uporządkowane, łatwo dostępne archiwum dokumentów.
Integracja z systemem finansowo-księgowym
Po zakończeniu procesu akceptacji dane mogą zostać automatycznie przekazane do systemu finansowo-księgowego.
PYTANIA I ODPOWIEDZI DOTYCZĄCE KSeF
Obowiązkowy KSeF oznacza, że przedsiębiorcy będą musieli wystawiać i otrzymywać faktury wyłącznie za pośrednictwem systemu państwowego – w formie ustrukturyzowanej (XML), z nadanym numerem KSeF. Harmonogram przewiduje wejście obowiązku etapami – najpierw dla dużych podatników, później dla pozostałych firm, w tym MŚP i JDG.
Docelowo – wszystkich podatników VAT wystawiających faktury w Polsce, niezależnie od formy prawnej (spółki, spółdzielnie, fundacje, jednoosobowe działalności gospodarcze). Obowiązek dotyczy w pierwszej kolejności transakcji B2B, a w relacjach z konsumentami (B2C) korzystanie z KSeF pozostanie co do zasady dobrowolne.
Nie. KSeF jest systemem państwowym, który przyjmuje, przechowuje i udostępnia faktury, ale nie zastępuje programu księgowego ani systemu obiegu dokumentów. Firmy nadal potrzebują własnych narzędzi do księgowania, raportowania, kontroli budżetów, obsługi płatności i procesów akceptacyjnych. Integracja KSeF z systemem takim jak Symesto pozwala połączyć obowiązki narzucone przez przepisy z realnymi procesami wewnątrz organizacji.
Przepisy przewidują tzw. tryb offline / awaryjny. W określonych sytuacjach podatnik może wystawić fakturę poza KSeF (np. z kodem QR), a po przywróceniu dostępności systemu przesłać ją do KSeF w wymaganym terminie.
Nie można „nadpisać” raz przesłanej i przyjętej faktury. Jeśli dokument został odrzucony przez KSeF, nie jest uznawany za wystawiony – podatnik może go poprawić i wysłać ponownie. Jeśli faktura została przyjęta, ale zawiera błąd (np. zły NIP kontrahenta), konieczne jest wystawienie faktury korygującej.
KSeF zapewnia przechowywanie faktur przez okres określony w przepisach podatkowych, co znacząco odciąża firmy z obowiązku samodzielnego przechowywania dokumentów w wersji papierowej. W praktyce jednak wiele organizacji chce dodatkowo przechowywać faktury w swoich systemach, aby powiązać je z innymi dokumentami, raportami czy analityką finansową.
Aplikacja Podatnika KSeF umożliwia bezpłatne wystawianie i odbieranie faktur, jednak jest to rozwiązanie o podstawowym zakresie funkcji – nie wspiera obiegu i akceptacji faktur, integracji z systemami księgowymi ani efektywnej pracy z większą liczbą dokumentów.
KSeF dotyczy większości faktur wystawianych pomiędzy podatnikami VAT (B2B). Nie obejmuje m.in. faktur wystawianych dla konsumentów (B2C) – chyba że podatnik zdecyduje się na ich dobrowolne umieszczenie w KSeF. Osobne zasady obowiązują dla faktur generowanych z kas fiskalnych oraz dla niektórych dokumentów zagranicznych. Wraz z rozwojem systemu zakres KSeF może być jednak stopniowo rozszerzany.
zapraszamy do kontaktu
Paweł Wróbel
PROJECT MANAGER
