CZYM JEST KSeF?
NAJWAŻNIEJSZE INFORMACJE DLA FIRM
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralna, państwowa platforma Ministerstwa Finansów, służąca do wystawiania, wysyłania, odbierania i przechowywania faktur w ustrukturyzowanej, elektronicznej formie (plik XML).
Zamiast przesyłać fakturę bezpośrednio do kontrahenta (e-mailem czy pocztą), przedsiębiorca wysyła ją do KSeF. System nadaje dokumentowi unikalny numer identyfikacyjny i udostępnia go odbiorcy. Od tej chwili faktura jest traktowana jako doręczona.
KSeF funkcjonuje już dziś, a niebawem stanie się obowiązkowy – najpierw dla dużych podatników, a następnie dla pozostałych firm. Obejmie większość transakcji B2B pomiędzy podatnikami VAT zarejestrowanymi w Polsce.
JAK KSeF WPŁYNIE NA CODZIENNĄ PRACĘ FIRM?
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób otrzymywania i przetwarzania faktur. Od momentu wystawienia faktury w KSeF, uznaje się ją za doręczoną odbiorcy – niezależnie od tego, czy została przez niego odebrana lub przeczytana. Oznacza to, że firmy przetwarzające dużą liczbę dokumentów będą musiały regularnie, często codziennie, logować się do systemu i pobierać każdą fakturę oddzielnie.
Przy większej skali działalności realizowanie tego procesu manualnie (np. poprzez pobieranie faktur i przekazywanie ich e-mailem do osób odpowiedzialnych za dekretację, akceptację i płatności) może prowadzić do:
• braku kontroli nad obiegiem dokumentów,
• wydłużenia czasu akceptacji,
• ryzyka powstawania opóźnień w płatnościach,
• wzrostu obciążeń administracyjnych.
JAKIE JEST ROZWIĄZANIE?
KSeF I SYMESTO - PEŁNA AUTOMATYZACJA OBIEGU FAKTUR
KSeF stanowi swoistą „autostradę” dla faktur – odpowiada za ich przyjęcie, nadanie numeru oraz udostępnienie odbiorcy. Nie zarządza jednak tym, co dzieje się dalej wewnątrz firmy: obiegiem dokumentów, opisem merytorycznym, akceptacjami czy kontrolą budżetów.
Tu właśnie wkracza Symesto – system elektronicznego obiegu dokumentów, który integruje KSeF z realnymi procesami biznesowymi w organizacji. System automatycznie pobiera faktury z KSeF, rejestruje je i kieruje do odpowiednich osób. Dokument natychmiast trafia do obiegu akceptacji, opisu merytorycznego, a następnie – wraz z danymi – może zostać przekazany do systemu księgowego.
KSeF gwarantuje bezpieczną i ustandaryzowaną wymianę e-faktur, natomiast Symesto przejmuje pełną kontrolę nad ich obsługą wewnątrz organizacji. Dzięki temu firmy zyskują szybki, uporządkowany i w pełni nadzorowany proces pracy z dokumentami.
Korzyści z połączenia Symesto + KSeF
Automatyczne pobieranie i rejestracja faktur z KSeF
Symesto cyklicznie pobiera e-faktury z KSeF i automatycznie tworzy z nich dokumenty w systemie..
Dane bez przepisywania i mniejsze ryzyko błędów
po poprawnym przyjęciu faktury przez KSeF uznaje się ją za wystawioną i dostarczoną do nabywcy.
Spójny i szybki obieg akceptacyjny w jednym narzędziu
jeśli w przesłanej do KSeF fakturze pojawi się błąd, konieczne jest wystawienie korekty, a nie edycja dokumentu.
Usprawniony obieg faktur i szybsze rozliczenie VAT
Sprawny obieg faktur i pełna kontrola nad rozliczeniami znacząco skracają czas rozliczenia VAT.
Pełne bezpieczeństwo
Role i uprawnienia w Symesto można powiązać z uprawnieniami do KSeF - dzięki temu łatwiej kontrolować, kto może odbierać czy zatwierdzać fakturę.
Zintegrowane i uporządkowane archiwum e-faktur
Dane z KSeF trafiają do Symesto, tworząc uporządkowane, łatwo dostępne archiwum dokumentów.
Integracja z systemem finansowo-księgowym
Po zakończeniu procesu akceptacji dane mogą zostać automatycznie przekazane do systemu finansowo-księgowego.
PYTANIA I ODPOWIEDZI DOTYCZĄCE KSeF
Obowiązkowy KSeF oznacza, że przedsiębiorcy będą musieli wystawiać i otrzymywać faktury wyłącznie za pośrednictwem systemu państwowego – w formie ustrukturyzowanej (XML), z nadanym numerem KSeF. Harmonogram przewiduje wejście obowiązku etapami – najpierw dla dużych podatników, później dla pozostałych firm, w tym MŚP i JDG.
Docelowo – wszystkich podatników VAT wystawiających faktury w Polsce, niezależnie od formy prawnej (spółki, spółdzielnie, fundacje, jednoosobowe działalności gospodarcze). Obowiązek dotyczy w pierwszej kolejności transakcji B2B, a w relacjach z konsumentami (B2C) korzystanie z KSeF pozostanie co do zasady dobrowolne.
Nie. KSeF jest systemem państwowym, który przyjmuje, przechowuje i udostępnia faktury, ale nie zastępuje programu księgowego ani systemu obiegu dokumentów. Firmy nadal potrzebują własnych narzędzi do księgowania, raportowania, kontroli budżetów, obsługi płatności i procesów akceptacyjnych. Integracja KSeF z systemem takim jak Symesto pozwala połączyć obowiązki narzucone przez przepisy z realnymi procesami wewnątrz organizacji.
Nie można “nadpisać’ raz przesłanej i przyjętej faktury. Jeśli dokument został odrzucony przez KSeF, nie jest uznawany za wystawiony – podatnik może go poprawić i wysłać ponownie. Jeśli faktura została przyjęta, ale zawiera błąd (np. zły NIP kontrahenta), konieczne jest wystawienie faktury korygującej.
KSeF zapewnia przechowywanie faktur przez okres określony w przepisach podatkowych, co znacząco odciąża firmy z obowiązku samodzielnego przechowywania dokumentów w wersji papierowej. W praktyce jednak wiele organizacji chce dodatkowo przechowywać faktury w swoich systemach, aby powiązać je z innymi dokumentami, raportami czy analityką finansową.
Aplikacja Podatnika KSeF umożliwia bezpłatne wystawianie i odbieranie faktur, jednak jest to rozwiązanie o podstawowym zakresie funkcji – nie wspiera obiegu i akceptacji faktur, integracji z systemami księgowymi ani efektywnej pracy z większą liczbą dokumentów.
KSeF dotyczy większości faktur wystawianych pomiędzy podatnikami VAT (B2B). Nie obejmuje m.in. faktur wystawianych dla konsumentów (B2C) – chyba że podatnik zdecyduje się na ich dobrowolne umieszczenie w KSeF. Osobne zasady obowiązują dla faktur generowanych z kas fiskalnych oraz dla niektórych dokumentów zagranicznych. Wraz z rozwojem systemu zakres KSeF może być jednak stopniowo rozszerzany.
zapraszamy do kontaktu
Paweł Wróbel
Account Manager
