Automatyczne pobieranie faktur z KSeF i obieg dokumentów mogą chronić przed wyłudzeniami

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF) zmienia sposób, w jaki firmy wystawiają i odbierają faktury. Dokumenty trafiają do centralnej platformy Ministerstwa Finansów, gdzie otrzymują unikalny numer i są udostępniane odbiorcy. I choć rozwiązanie to zwiększa transparentność rozliczeń podatkowych, eksperci zwracają uwagę na nowe potencjalne ryzyko. Chodzi o możliwość pojawienia się w KSeF tzw. scamowych faktur – dokumentów wystawionych bez rzeczywistej transakcji. Ryzyko można zminimalizować dzięki systemowi do obiegu dokumentów, który umożliwia automatyczne pobieranie faktur z KSeF i ich weryfikację w firmie.

Dlaczego w KSeF mogą pojawiać się fałszywe faktury

W Krajowym Systemie e‑Faktur faktura trafia do nabywcy automatycznie na podstawie numeru NIP. Oznacza to, że przedsiębiorstwo potencjalnie może otrzymać dokument nawet wtedy, gdy nie zamawiało żadnej usługi lub towaru. Ministerstwo Finansów dostrzegło ten problem i w swoich komunikatach przed nim ostrzega. Podkreśla, że wszelkie wątpliwe faktury należy weryfikować bezpośrednio z kontrahentem i zaleca korzystanie z funkcji zgłaszania nadużyć w KSeF. W razie podejrzeń co do bezpieczeństwa transakcji należy kontaktować się z Krajową Administracją Skarbową.

Mimo tych ostrzeżeń oszuści mogą próbować wyłudzić płatności. Ich schemat działania jest prosty:

• wystawienie faktury na przypadkowy NIP firmy, łatwo dostępny w internecie,

• założenie, że dokument zostanie przeoczony wśród wielu innych faktur,

• próba wyłudzenia płatności.

W organizacjach, które przetwarzają setki dokumentów miesięcznie, rzeczywiście łatwo o zrealizowanie takiego scenariusza. Dlatego coraz większą rolę odgrywają systemy do obiegu dokumentów, które umożliwiają automatyczne pobieranie faktur z KSeF i pozwalają na ich dokładną weryfikację.

Najczęstsze sygnały ostrzegawcze przy fakturach w KSeF

Warto zwrócić uwagę na kilka typowych sygnałów, które mogą wskazywać na podejrzany dokument:

• • faktura od nieznanego kontrahenta,

• • brak powiązania z zamówieniem lub umową,

• • nietypowa kwota w stosunku do wcześniejszych transakcji,

• • bardzo krótki termin płatności,

• • brak kontaktu z wystawcą dokumentu.

W praktyce jednak pojedynczy sygnał nie zawsze oznacza oszustwo. Dlatego firmy potrzebują narzędzia, które pozwala analizować dokumenty w szerszym kontekście procesów biznesowych. Taką funkcję mogą pełnić systemy do obiegu dokumentów, takie jak Symesto. 

Automatyczne pobieranie faktur z KSeF w systemie Symesto

System jest zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur. Dzięki temu umożliwia automatyczne pobieranie faktur z KSeF, bez konieczności ręcznego logowania się do systemu Ministerstwa Finansów i pobierania każdego dokumentu osobno. Dane z pliku XML mogą być automatycznie przenoszone do odpowiednich pól w systemie, co ogranicza ryzyko błędów i przyspiesza obsługę faktur. 

Po pobraniu faktury z KSeF system automatycznie kieruje ją do obiegu zgodnie z wcześniej zdefiniowaną ścieżką dekretacji. Na każdym etapie dokument trafia do osoby odpowiedzialnej za jego weryfikację, co pozwala na dokładne sprawdzenie zasadności płatności. Dzięki temu faktura nie może zostać opłacona przypadkowo – zanim trafi do realizacji, przechodzi przez kontrolę w ramach ustalonego procesu.

Workflow: kierowanie faktur do właściwych osób

Jedną z kluczowych funkcji, jakie oferuje Symesto, jest workflow akceptacji.

Po pojawieniu się faktury w systemie dokument może być automatycznie skierowany do:

• • osoby odpowiedzialnej za zamówienie,

• • kierownika projektu,

• • działu zakupów,

• • działu finansowego.

Dzięki temu dokument trafia do osób, które najlepiej znają kontekst transakcji. System umożliwia także weryfikację faktury pod względem formalnym i rachunkowym, np. sprawdzenie numeru rachunku bankowego, poprawności danych kontrahenta czy konieczności zastosowania mechanizmu split payment. Takie funkcje znacząco ograniczają ryzyko zaksięgowania nieprawidłowego dokumentu.

Podsumowanie

System do obiegu dokumentów odgrywa istotną rolę w budowaniu bezpieczeństwa finansowego firmy. Choć Krajowy System e-Faktur zapewnia bezpieczną wymianę e-faktur, nie zarządza procesami wewnętrznymi organizacji, takimi jak ich weryfikacja, akceptacja czy kontrola płatności. Właśnie w tym obszarze kluczową funkcję pełnią rozwiązania takie jak Symesto. System porządkuje przepływ dokumentów w firmie, automatyzuje proces akceptacji faktur oraz zwiększa kontrolę nad danymi finansowymi dzięki jasno określonym rolom i uprawnieniom użytkowników. Organizacja może precyzyjnie zdecydować, kto odbiera faktury z KSeF, kto je zatwierdza, a kto ma dostęp do informacji finansowych. Dodatkowo wszystkie dokumenty trafiają do jednego, uporządkowanego repozytorium, gdzie można je łatwo wyszukiwać i analizować. Dzięki takiemu podejściu firma zyskuje większą przejrzystość procesów, ogranicza ryzyko błędów i nadużyć oraz skuteczniej chroni się przed potencjalnymi oszustwami finansowymi.

FAQ: KSeF a systemy do obiegu dokumentów