System do elektronicznego obiegu dokumentów – jego wdrożenie to strategiczna decyzja, która może zwiększyć konkurencyjność firmy na rynku. Takie rozwiązanie pozwala usprawnić procesy administracyjne, zredukować koszty, poprawić przejrzystość działań oraz lepiej zarządzać informacjami. Jednak samo uruchomienie systemu nie gwarantuje sukcesu. Kluczowe znaczenie ma odpowiednie przygotowanie całej organizacji na nadchodzącą zmianę.
Brak przygotowania – przygotowaniem na porażkę
W oparciu o nasze wieloletnie doświadczenie we wdrażaniu systemów informatycznych przedstawiamy kluczowe etapy, które warto zrealizować, aby skutecznie wdrożyć w firmie system do elektronicznego obiegu dokumentów. Przyniesie to wymierne korzyści dla całej organizacji.
„Brak przygotowania – to przygotowanie na porażkę” – te słowa Benjamina Franklina doskonale oddają, jak ważny jest etap poprzedzający każdą znaczącą zmianę, zarówno w życiu, jak i w biznesie. Wdrażanie nowego systemu informatycznego, który wpływa na codzienne procesy w firmie, również wymaga odpowiedniego przygotowania. I chodzi nie tylko o przygotowanie techniczne, ale przede wszystkim zespołowe.
Aby cały proces przebiegł sprawnie i przyniósł oczekiwane efekty, kluczowe jest to, co dzieje się przed jego rozpoczęciem. Jednym z często pomijanych, a zarazem istotnych aspektów, jest przygotowanie pracowników na nadchodzące zmiany. “Z naszego doświadczenia wynika, że akceptacja nowego systemu przez zespół ma spory wpływ na sukces wdrożenia. Widzieliśmy sytuacje, w których brak odpowiedniego zaangażowania i komunikacji utrudniał adaptację do nowych realiów” – mówi Paweł Wróbel, Product Manager systemu SYMESTO, który wspiera klientów BMS we wdrożeniach systemów IT.
Tymczasem elektroniczny obieg dokumentów to nie tylko zmiana narzędzia. To krok w stronę cyfrowej transformacji firmy. Dlatego warto zadbać o to, by pracownicy rozumieli sens tej zmiany, byli na nią przygotowani i gotowi do współtworzenia nowego etapu rozwoju organizacji.
Krok 1: Analiza analogowego obiegu dokumentów
Zanim firma wdroży system do elektronicznego obiegu dokumentów, warto najpierw dokładnie przyjrzeć się obecnemu przebiegowi procesów (tzw. analiza AS IS). Rekomendujemy, aby tę analizę przeprowadziła osoba lub zespół posiadający dogłębną znajomość organizacji. Ta osoba (lub zespół) powinna mieć świadomość obszarów, w których występują trudności czy nieefektywności. Tylko rzetelne rozpoznanie punktu wyjścia pozwoli na zaplanowanie wdrożenia w sposób przemyślany i dopasowany do realnych potrzeb firmy.
Krok 2: Zdefiniowanie celów i oczekiwań wobec systemu
Kolejnym krokiem przygotowania organizacji do zmiany, jest jasne określenie, jakie korzyści chcemy osiągnąć dzięki nowej inwestycji oraz jak mają wyglądać docelowe procesy (tzw. analiza TO BE). Spisanie celów ułatwia nie tylko zaplanowanie konkretnych działań, ale także późniejszą ocenę skuteczności wdrożenia. Przemyślenie i zaprojektowanie docelowych procesów jest podstawą do zdefiniowania konkretnych wymagań do systemu. Dzięki tym dwóm krokom możliwe jest lepsze dopasowanie narzędzi do realnych potrzeb firmy, uporządkowanie wszystkich elementów wpływających na przebieg procesów, a przede wszystkim – skupienie się na tych aspektach, które przyniosą największą wartość biznesową.
Przykładowe cele wdrożenia mogą obejmować:
-
- ograniczenie przypadków zagubień dokumentów,
-
- skrócenie czasu realizacji zadań związanych z dokumentami (np. nanoszenie zmian przez wyznaczonych pracowników, opiniowanie, akceptacja),
-
- zwiększenie kontroli nad obiegiem i realizacją zadań, w tym nad dotrzymywaniem terminów,
-
- automatyzacja powtarzalnych zadań,
-
- wdrożenie rozpoznawania tekstu (OCR),
-
- łatwy dostęp do dokumentów z różnych lokalizacji,
-
- poprawę bezpieczeństwa danych.
Nie mniej istotne jest to, że jasne określenie celów znacząco ułatwia wybór odpowiedniego dostawcy i ocenę przedstawianych ofert.
Krok 3: Konsultacje z pracownikami i kluczowymi działami
W proces wyboru systemu do elektronicznego obiegu dokumentów powinny być zaangażowane osoby, które będą z niego na co dzień korzystać. Wśród nich najczęściej znajdują się pracownicy zespołów księgowości, HR, sekretariatów, kancelarii, biur podawczych, czy działów operacyjnych. Rozmowy o ich potrzebach, codziennych wyzwaniach i oczekiwaniach pozwalają lepiej dopasować rozwiązanie do realnych warunków pracy. „Zbyt wiele wdrożeń kończy się porażką, ponieważ systemy są narzucane z góry. Kluczem są rozmowy z użytkownikami, bo to oni najlepiej wiedzą, co działa, a co nie” – zauważa Paweł Wróbel, Product Manager systemu SYMESTO.
Krok 4: Ocena gotowości technologicznej
Przed wdrożeniem nowego systemu do elektronicznego obiegu dokumentów należy sprawdzić, czy obecna infrastruktura IT wykorzystywana w organizacji jest gotowa na jego obsługę. W ramach oceny warto zwrócić uwagę m.in. na:
-
- stan sprzętu komputerowego,
-
- wykorzystywane oprogramowanie,
-
- dostępne serwery i przestrzeń dyskową,
-
- bezpieczeństwo danych,
-
- przepustowość i stabilność łączy internetowych i sieci wewnętrznej.
Dzięki temu można uniknąć technicznych przeszkód w trakcie wdrażania systemu i zapewnić jego płynne działanie po uruchomieniu. System SYMESTO, który oferujemy, z powodzeniem integruje się z popularnymi środowiskami IT. Może on być dostosowany do wymagań niemal każdej infrastruktury.
Sytuacja, w której firma nie ma własnej infrastruktury pozwalającej na wdrożenie, nie jest jednak przeszkodą. Wiele rozwiązań dostępnych jest w formie SaaS (Software as a Service). Do ich używania wystarczy zatem komputer i dostęp do Internetu. Inne – w tym również SYMESTO – mogą być uruchamiane w infrastrukturze zewnętrznej np. chmurowej.
Krok 5: Wybór dostawcy i wstępne testy rozwiązania
Na podstawie zebranych informacji i określonych wymagań organizacja może przystąpić do wyboru dostawcy systemu. Rekomendujemy zaproszenie kilku firm do zaprezentowania swoich rozwiązań. Wartościowe jest przeprowadzenie testów wersji demonstracyjnych.
W BMS, w ramach współpracy z klientami, zapewniamy pełny dostęp do informacji o systemie SYMESTO oraz oferujemy możliwość bezpłatnego testowania jego wersji demo.
Jeśli są Państwo zainteresowani wypróbowaniem systemu SYMESTO, zapraszamy do kontaktu z Pawłem Wróblem – dane kontaktowe znajdują się pod adresem: https://symesto.com/obieg-korespondencji/#konsultacje
Podsumowanie
Wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów to nie tylko kwestia zakupu licencji czy podpisania umowy z dostawcą. To złożony proces wymagający zmiany procesów, zaangażowania pracowników i solidnego przygotowania. Przemyślane działania przedwdrożeniowe pozwalają nie tylko na sprawne uruchomienie systemu, ale także na jego długofalowe wykorzystanie z realną wartością dla wszystkich działów w organizacji.
BMS jest twórcą systemu do elektronicznego obiegu dokumentów o nazwie SYMESTO. To intuicyjne rozwiązanie usprawnia pracę z dużą liczbą dokumentów, poprzez automatyzację ich obiegu. System wykorzystuje technologię OCR, która automatycznie odczytuje dokumenty i kieruje je do odpowiednich procesów. SYMESTO ma cztery praktyczne moduły, w tym moduł do obsługi podpisu elektronicznego oraz e-Doręczeń.
