Menu
Twój nowy system do obsługi obiegu korespondencji
automatyzacja
rutynowych
czynności
sprawne
dostarczanie przesyłek
do właściwych
odbiorców
łatwe odnajdywanie
przesyłek
w organizacji
wygodne
nadawanie
korespondencji
W codziennej pracy z listami i przesyłkami szukanie właściwych odbiorców w Twojej firmie czy brak dostępu do wiedzy, gdzie jest korespondencja, może powodować frustrację. Twoja firma rośnie, a wraz z nią rośnie ilość korespondencji. Sprawy nie ułatwia presja regulacyjna, wymuszająca coraz krótsze czasy reakcji na reklamacje, pisma urzędowe, sądowe, komornicze i inne dokumenty. Rosnąca świadomość konsumentów oraz rozwój rynku podmiotów specjalizujących się w obsłudze roszczeń sprawia, że pomimo postępującej digitalizacji i automatyzacji pojawia się konieczność zwiększenia zatrudnienia nowych pracowników, co wiąże się z dodatkowymi kosztami.
Istotny jest krótki czas dostarczenia korespondencji we właściwe miejsce i zabezpieczenie jej przed zagubieniem.
Zminimalizujemy ręczną obsługę czynności związanych z tradycyjnym, papierowym obiegiem pism.
Usprawnimy proces wejścia i wyjścia dokumentów z organizacji.
Zdigitalizujemy korespondencję przychodzącą.
Wdrożymy automatyczne rozpoznanie treści dokumentów i ekstrakcję z nich danych za pomocą technik OCR.
Łatwo i szybko przekażesz korespondencję do właściwego odbiorcy - faktury do księgowości, zamówienia do handlowców itp.
Sprawnie nadasz wszystkie przesyłki.
Bezproblemowo znajdziesz każdą przesyłkę, która trafiła do Twojej organizacji i sprawdzisz jej treść.
Odbierz i zdigitalizuj wszystkie przesyłki otrzymane Pocztą Polską, kurierem czy e-mailem. Nadaj im QR kod, aby w łatwy i szybki sposób je odnaleźć.
Symesto podzieli przesyłki na kategorie i przekaże je do właściwych odbiorców. Dane o przesyłce możesz wykorzystać w swoich systemach wewnętrznych.
Zarchiwizuj wersję papierową dokumentu. Symesto przekaże skan dokumentu do repozytorium, a Ty zawsze będziesz miał do niego dostęp.
Przygotuj swoje przesyłki do wysłania. Symesto utworzy z nich zbiorcze książki nadawcze.
Każdy pracownik może samodzielnie zarejestrować przesyłkę do nadania w systemie. Integracja z Pocztą Polską i wybranymi firmami kurierskimi ułatwia tworzenie książek nadawczych i śledzenie przesyłek. Symesto rejestruje także przesyłki e-mailowe oraz wysyła powiadomienia po zarejestrowaniu przesyłki.
Symesto wspiera automatyczną i manualną rejestrację korespondencji. Wytarczy okleić dokument kodem kreskowym lub QR i zeskanować go – system przetworzy niezbędne dane i przekaże dokument odbiorcy.
Nadaje przesyłkom unikatowy identyfikator – kod kreskowy lub QR kod, dzięki któremu łatwo odnajdziesz pisma, listy czy przesyłki oraz ich cyfrowe obrazy.
Symesto zapewnia sprawne zarządzanie użytkownikami i ich uprawnieniami, słownikami oraz konfiguracją systemu.
Moduł raportowy udostępnia statystyki przetwarzanych dokumentów i umożliwia monitoring efektywności pracy zespołu kancelarii. Dzięki temu łatwo wykryjesz spiętrzenia spraw czy zagrożenia dla terminowości i odpowiednio wcześniej na nie zareagujesz.
Nowoczesny, intuicyjny i polskojęzyczny interfejs użytkownika
Automatyzacja procesów rozpoznawania,
klasyfikowania i przekazywania korespondencji
Znakowanie przesyłek kodem kreskowym lub QR kodem
Techniki OCR i Machine Learning do pozyskiwania danych z dokumentów
Przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej w repozytorium plików
Prowadzenie dziennika korespondencji wychodzącej
Integracja z przewoźnikami w zakresie nadawania korespondencji
Wyszukiwanie przesyłek również za pomocą kodu kreskowego lub QR kodu
Wsparcie procesu archiwizowania dokumentów
Budowa modułowa umożliwiająca wdrożenie etapowe
Łatwa integracja z systemami dziedzinowymi
poświęconego na odbieranie i wysyłanie korespondencji
korespondencji, druku i przekazywania dokumentów
mniej drukowanych dokumentów w obiegu i w archiwum
korespondencji, zarządzanie zawartością i danymi w jednym systemie
do dokumentów w formie elektronicznej z dowolnego miejsca
powtarzalnych i żmudnych czynności
dzięki możliwości udostępniania dokumentów oraz ich metadanych
dowolnego dokumentu oraz przesyłki wraz z metadanymi
W ramach wdrożenia zakładamy wykonanie czynności, które muszą być zrealizowane w celu rozpoczęcia pracy z systemem. Czas realizacji poszczególnych zadań wpływa na finalny czas wdrożenia systemu w organizacji. Czas typowego wdrożenia to ok 5 dni. Przykładowy harmonogram wdrożenia jest dostępny na życzenie, prosimy o kontakt.
Tak, wdrożenie systemu może zostać przeprowadzone zdalnie przy wykorzystaniu narzędzia zdalnego dostępu udostępnionego przez BMS.
Tak, Symesto posiada możliwość pracy zdalnej. Dostęp do systemu jest możliwy z różnych lokalizacji – wymagana jest autoryzacja zgodnie z polityką klienta. Dostęp do faktur w wersji elektronicznej umożliwia ich merytoryczne opisanie, akceptację i weryfikację formalno-rachunkową bez potrzeby fizycznej obecności w biurze.
Proces rozpoczyna się od pobrania z zasobu paczki zeskanowanych przesyłek. Symesto za pomocą technik OCR rozpoczyna klasyfikację dokumentów i ekstrakcję danych z koperty. Po przetworzeniu pliku ze skanami przesyłek system przekieruje automatycznie przesyłkę do wskazanego odbiorcy lub skieruje przesyłkę do ręcznej obsługi przez kancelarię. W zależności od tego, ile rodzajów dokumentów było w danej kopercie, system zarejestruje każdy dokument oddzielnie dodając skan koperty do każdego z nich.
Otrzymane przesyłki należy przygotować do skanowania zgodnie z opisem w instrukcji użytkownika. Przesyłki należy otworzyć, okleić odpowiednim QR kodem i ułożyć w odpowiedniej kolejności do skanowania.
Tak. Wymagana jest konfiguracja skrzynki pocztowej używanej do odbierania wiadomości i umieszczania dokumentów w nich zawartych w systemie Symesto. Wiadomości zostaną przetworzone tylko wtedy, gdy zawierają załączniki PDF (jeden lub więcej). Konfigurację skrzynki możemy przeprowadzić w ramach wdrożenia.
System Symesto umożliwia wyszukanie przesyłek przychodzących i wychodzących po wybranych parametrach, a następnie wyeksportowanie wyników wyszukiwania do pliku CSV, XLS. Raporty zawierają wszystkie informacje dotyczące danej przesyłki lub grupy przesyłek.
System Symesto standardowo jest zintegrowana z systemami informatycznymi Poczty Polskiej i firmy kurierskiej Global Express. Jeśli Zamawiający posiada aktywne umowy z wyżej wymienionymi dostawcami wystarczająca jest konfiguracja podczas wdrożenia, aby w pełni wykorzystać funkcjonalność systemu. W ramach rozwoju systemu planujemy poszerzać katalog dostępnych integracji z dostawcami usług pocztowych i kurierskich.
System Symesto posiada wbudowany moduł odpowiedzialny za zarządzanie użytkownikami, grupami i rolami. Użytkownicy mogą być dodawani z poziomu tego modułu lub poprzez Active Directory (AD) klienta.
Dokumenty w wersji elektronicznej przechowywane są na podmontowanym zasobie dyskowym, natomiast metadane opisujące dokument przechowywane są w bazie danych Symesto. Możliwa jest integracja z repozytorium dokumentów posiadanym przez klienta.
Od ponad 20 lat tworzymy zaawansowane technologicznie oprogramowanie dla firm i instytucji z kluczowych sektorów gospodarki. Specjalizujemy się w sektorze finansowym, z sukcesem prowadzimy projekty dla instytucji z innych branż z zakresu zarządzania dokumentami, automatyzacji procesów biznesowych oraz tworzymy systemy od podstaw w odpowiedzi na specyficzne wymagania klientów.
Jesteśmy liderami w projektowaniu rozwiązań dedykowanych dla sektora finansowego. Rozumiemy specyfikę działalności banków, instytucji finansowych, znamy problemy, z którymi się borykają oraz potrafimy szybko i sprawnie rozwiązywać za pomocą zaawansowanych aplikacji informatycznych. Bankom i instytucjom finansowym oferujemy gotowe rozwiązania, które dopasowujemy do specyficznych ich wymagań i potrzeb.
Jesteśmy także oficjalnym przedstawicielem i dystrybutorem subskrypcji Alfresco w Polsce. Oferujemy produkty Alfresco oraz rozwiązania oparte na tej technologii, a także doradztwo i wsparcie wdrożeniowe. Od początku działalności bardzo istotnym elementem oferty BMS jest tworzenie oprogramowania „od zera” w odpowiedzi na indywidualne, specyficzne wymagania naszych Klientów. Posiadamy w portfolio wiele wdrożeń takich systemów, chrakteryzujących się wysoką jakością wykonania, oraz szybkością i punktualnością dostaw.
Zapraszam do kontaktu
Paweł Wróbel
Account Manager
BMS sp. z o.o
Al. Słowiańska 10B
01-695 Warszawa
+48 22 824 14 25
bms@bms.com.pl
NIP: 113-19-46-830
KRS: 0000140193
