close banner

Twój nowy system do obsługi obiegu korespondencji

USPRAWNIJ PRACĘ Z KORESPONDENCJĄ W TWOJEJ FIRMIE

automatyzacja
rutynowych
czynności

sprawne
dostarczanie przesyłek
do właściwych
odbiorców

łatwe odnajdywanie
przesyłek
w organizacji

wygodne
nadawanie
korespondencji

Wyzwania i problemy

W codziennej pracy z listami i przesyłkami szukanie właściwych odbiorców w Twojej firmie czy brak dostępu do wiedzy, gdzie jest korespondencja, może powodować frustrację. Twoja firma rośnie, a wraz z nią rośnie ilość korespondencji. Sprawy nie ułatwia presja regulacyjna, wymuszająca coraz krótsze czasy reakcji na reklamacje, pisma urzędowe, sądowe, komornicze i inne dokumenty. Rosnąca świadomość konsumentów oraz rozwój rynku podmiotów specjalizujących się w obsłudze roszczeń sprawia, że pomimo postępującej digitalizacji i automatyzacji pojawia się konieczność zwiększenia zatrudnienia nowych pracowników, co wiąże się z dodatkowymi kosztami.

Istotny jest krótki czas dostarczenia korespondencji we właściwe miejsce i zabezpieczenie jej przed zagubieniem.

  • otrzymujesz coraz większe ilości dokumentów papierowych, a ich rejestracja staje się coraz bardziej uciążliwa
  • proces opisywania i rejestracji przesyłki jest pracochłonny, a samo dostarczenie oryginału właściwemu odbiorcy wymaga nieraz przemierzania długich korytarzy i angażowania dodatkowych osób
  • często zdarza się, że przesyłki nie docierają do właściwego odbiorcy lub trudno je po jakimś czasie odnaleźć
  • czas od doręczenia do dekretacji jest zbyt długi, co zwiększa ryzyko opóźnienia w procesach z terminami ustanowionymi regulacyjnie lub ustawowo (np. reklamacje, pisma sądowe czy komornicze)
  • system niewystarczająco dobrze rozpoznaje dokumenty, co skutkuje błędną dekretacją
  • system, który obecnie wspiera proces rejestracji przesyłek opiera się o przestarzałe technologie, kosztowne w utrzymaniu i rozwoju
  • system nie ułatwia bądź nie wspiera procesu nadawania przesyłek
  • korzystanie z obecnego systemu stało się dla użytkowników frustrujące ze względu na braki w ergonomii ograniczające produktywność

JAK USPRAWNIMY TWÓJ OBIEG Korespondencji

Zminimalizujemy ręczną obsługę czynności związanych z tradycyjnym, papierowym obiegiem pism.

Usprawnimy proces wejścia i wyjścia dokumentów z organizacji.

Zdigitalizujemy korespondencję przychodzącą.

Wdrożymy automatyczne rozpoznanie treści dokumentów i ekstrakcję z nich danych za pomocą technik OCR.

Dzięki Temu:

Łatwo i szybko przekażesz korespondencję do właściwego odbiorcy - faktury do księgowości, zamówienia do handlowców itp.

Sprawnie nadasz wszystkie przesyłki.

Bezproblemowo znajdziesz każdą przesyłkę, która trafiła do Twojej organizacji i sprawdzisz jej treść.

Obieg korespondencji krok po kroku

1

Odbierz i zdigitalizuj wszystkie przesyłki otrzymane Pocztą Polską, kurierem czy e-mailem. Nadaj im QR kod, aby w łatwy i szybki sposób je odnaleźć.

2

Symesto podzieli przesyłki na kategorie i przekaże je do właściwych odbiorców. Dane o przesyłce możesz wykorzystać w swoich systemach wewnętrznych.

3

Zarchiwizuj wersję papierową dokumentu. Symesto przekaże skan dokumentu do repozytorium, a Ty zawsze będziesz miał do niego dostęp.

4

Przygotuj swoje przesyłki do wysłania. Symesto utworzy z nich zbiorcze książki nadawcze.

KORESPONDENCJA WYCHODZĄCA

Każdy pracownik może samodzielnie zarejestrować przesyłkę do nadania w systemie. Integracja z Pocztą Polską i wybranymi firmami kurierskimi ułatwia tworzenie książek nadawczych i śledzenie przesyłek. Symesto rejestruje także przesyłki e-mailowe oraz wysyła powiadomienia po zarejestrowaniu przesyłki.

KORESPONDENCJA PRZYCHODZĄCA

Symesto wspiera automatyczną i manualną rejestrację korespondencji. Wytarczy okleić dokument kodem kreskowym lub QR i zeskanować go – Atakama przetworzy niezbędne dane i przekaże dokument odbiorcy.

SZYBKIE I ŁATWE WYSZUKIWANIE PRZESYŁKI

Nadaje przesyłkom unikatowy identyfikator – kod kreskowy lub QR kod, dzięki któremu łatwo odnajdziesz pisma, listy czy przesyłki oraz ich cyfrowe obrazy.

PROSTE ADMINISTROWANIE SYSTEMEM

Symesto zapewnia sprawne zarządzanie użytkownikami i ich uprawnieniami, słownikami oraz konfiguracją systemu.

RAPORTOWANIE

Moduł raportowy udostępnia statystyki przetwarzanych dokumentów i umożliwia monitoring efektywności pracy zespołu kancelarii. Dzięki temu łatwo wykryjesz spiętrzenia spraw czy zagrożenia dla terminowości i odpowiednio wcześniej na nie zareagujesz.

Nowoczesny, intuicyjny i polskojęzyczny interfejs użytkownika

Automatyzacja procesów rozpoznawania,
klasyfikowania i przekazywania korespondencji

Znakowanie przesyłek kodem kreskowym lub QR kodem

Techniki OCR i Machine Learning do pozyskiwania danych z dokumentów

Przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej w repozytorium plików

Prowadzenie dziennika korespondencji wychodzącej

Integracja z przewoźnikami w zakresie nadawania korespondencji

Wyszukiwanie przesyłek również za pomocą kodu kreskowego lub QR kodu

Wsparcie procesu archiwizowania dokumentów

Budowa modułowa umożliwiająca wdrożenie etapowe

Łatwa integracja z systemami dziedzinowymi

Funkcjonalności

Korzyści

Oszczędność czasu

poświęconego na na odbieranie i wysyłanie korespondencji

Optymalizacja kosztów

korespondencji, druku i przekazywania dokumentów

Eliminacja papieru

mniej drukowanych dokumentów w obiegu i w archiwum

Rejestracja i nadawanie

korespondencji, zarządzanie zawartością i danymi w jednym systemie

Szybki dostęp

do dokumentów w formie elektronicznej z dowolnego miejsca

Automatyzacja

powtarzalnych i żmudnych czynności

Przepływ informacji

dzięki możliwości udostępniania dokumentów oraz ich metadanych

Łatwe wyszukiwanie

dowolnego dokumentu oraz przesyłki wraz z metadanymi

FAQ

Ile czasu trwa wdrożenie systemu w organizacji?

W ramach wdrożenia zakładamy wykonanie czynności, które muszą być zrealizowane w celu rozpoczęcia pracy z systemem. Czas realizacji poszczególnych zadań wpływa na finalny czas wdrożenia systemu w organizacji. Czas typowego wdrożenia to ok 5 dni. Przykładowy harmonogram wdrożenia jest dostępny na życzenie, prosimy o kontakt.

 

Czy jest możliwość zdalnego wdrożenia?

Tak, wdrożenie systemu może zostać przeprowadzone zdalnie przy wykorzystaniu narzędzia zdalnego dostępu udostępnionego przez BMS.

 

Czy system posiada możliwość pracy zdalnej?

Tak, Symesto posiada możliwość pracy zdalnej. Dostęp do systemu jest możliwy z różnych lokalizacji – wymagana jest autoryzacja zgodnie z polityką klienta. Dostęp do faktur w wersji elektronicznej umożliwia ich merytoryczne opisanie, akceptację i weryfikację formalno-rachunkową bez potrzeby fizycznej obecności w biurze.

Na czym polega proces automatycznej rejestracji przesyłki?

Proces rozpoczyna się od pobrania z zasobu paczki zeskanowanych przesyłek. Symesto za pomocą technik OCR rozpoczyna klasyfikację dokumentów i ekstrakcję danych z koperty. Po przetworzeniu pliku ze skanami przesyłek system przekieruje automatycznie przesyłkę do wskazanego odbiorcy lub skieruje przesyłkę do ręcznej obsługi przez kancelarię. W zależności od tego, ile rodzajów dokumentów było w danej kopercie, system zarejestruje każdy dokument oddzielnie dodając skan koperty do każdego z nich.

 

W jaki sposób należy okleić dokumenty QR kodem, aby system poprawnie je sklasyfikował?

Otrzymane przesyłki należy przygotować do skanowania zgodnie z opisem w instrukcji użytkownika. Przesyłki należy otworzyć, okleić odpowiednim QR kodem i ułożyć w odpowiedniej kolejności do skanowania.

 

Czy system rejestruje przesyłki z e-mail?

Tak. Wymagana jest konfiguracja skrzynki pocztowej używanej do odbierania wiadomości i umieszczania dokumentów w nich zawartych w systemie Symesto. Wiadomości zostaną przetworzone tylko wtedy, gdy zawierają załączniki PDF (jeden lub więcej). Konfigurację skrzynki możemy przeprowadzić w ramach wdrożenia.

 

Jakie raporty posiada system?

System Symesto umożliwia wyszukanie przesyłek przychodzących i wychodzących po wybranych parametrach, a następnie wyeksportowanie wyników wyszukiwania do pliku CSV, XLS. Raporty zawierają wszystkie informacje dotyczące danej przesyłki lub grupy przesyłek.

Jakie gotowe integracje posiada system?

System Symesto standardowo jest zintegrowana z systemami informatycznymi Poczty Polskiej i firmy kurierskiej Global Express. Jeśli Zamawiający posiada aktywne umowy z wyżej wymienionymi dostawcami wystarczająca jest konfiguracja podczas wdrożenia, aby w pełni wykorzystać funkcjonalność systemu. W ramach rozwoju systemu planujemy poszerzać katalog dostępnych integracji z dostawcami usług pocztowych i kurierskich.

 

W jaki sposób system zarządza użytkownikami?

System Symesto posiada wbudowany moduł odpowiedzialny za zarządzanie użytkownikami, grupami i rolami. Użytkownicy mogą być dodawani z poziomu tego modułu lub poprzez Active Directory (AD) klienta.

 

Gdzie system przechowuje wersję elektroniczną dokumentów?

Dokumenty w wersji elektronicznej przechowywane są na podmontowanym zasobie dyskowym, natomiast metadane opisujące dokument przechowywane są w bazie danych Symesto. Możliwa jest integracja z repozytorium dokumentów posiadanym przez klienta.

ZOBACZ, JAK JESZCZE POMOŻEMY TWOJEJ ORGANIZACJI

O BMS

Od ponad 20 lat tworzymy zaawansowane technologicznie oprogramowanie dla firm i instytucji z kluczowych sektorów gospodarki. Specjalizujemy się w sektorze finansowym, z sukcesem prowadzimy projekty dla instytucji z innych branż z zakresu zarządzania dokumentami, automatyzacji procesów biznesowych oraz tworzymy systemy od podstaw w odpowiedzi na specyficzne wymagania klientów.

Jesteśmy liderami w projektowaniu rozwiązań dedykowanych dla sektora finansowego. Rozumiemy specyfikę działalności banków, instytucji finansowych, znamy problemy, z którymi się borykają oraz potrafimy szybko i sprawnie rozwiązywać za pomocą zaawansowanych aplikacji informatycznych. Bankom i instytucjom finansowym oferujemy gotowe rozwiązania, które dopasowujemy do specyficznych ich wymagań i potrzeb.

Jesteśmy także oficjalnym przedstawicielem i dystrybutorem subskrypcji Alfresco w Polsce. Oferujemy produkty Alfresco oraz rozwiązania oparte na tej technologii, a także doradztwo i wsparcie wdrożeniowe. Od początku działalności bardzo istotnym elementem oferty BMS jest tworzenie oprogramowania „od zera” w odpowiedzi na indywidualne, specyficzne wymagania naszych Klientów. Posiadamy w portfolio wiele wdrożeń takich systemów, chrakteryzujących się wysoką jakością wykonania, oraz szybkością i punktualnością dostaw.

Kontakt

Zapraszam do kontaktu

Paweł Wróbel
Account Manager

+48 788 263 884
symesto@bms.com.pl