Krajowy System e-Faktur (KSeF) już wkrótce stanie się obowiązkowy. Od 2026 roku wszyscy przedsiębiorcy będą musieli w nim uczestniczyć. System ma na celu liczne usprawnienia i korzyści zarówno dla biznesu, jak i dla Skarbu Państwa. W tym artykule zebraliśmy najważniejsze informacje na temat KSeF. Pokazujemy też, w jaki sposób integracja systemów do elektronicznego obiegu dokumentów – takich jak SYMESTO – z KSeF umożliwia pełne wykorzystanie potencjału i możliwości, jakie niesie to rozwiązanie.
Czym jest KSeF i komu przyniesie korzyści?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralny system, który stworzyło Ministerstwo Finansów. Jego zadaniem jest wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej.
Rozwiązanie przyniesie przedsiębiorstwom wiele korzyści. Przede wszystkim pozwala zautomatyzować proces wysyłania i odbierania faktur. Eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych, minimalizując ryzyko błędów. Dzięki temu obieg dokumentów między kontrahentami przebiega znacznie szybciej. Faktura niemal natychmiast trafia do odbiorcy w systemie.
W efekcie transakcje są przetwarzane sprawniej, a faktury księgowane na bieżąco. To znacząco zwiększa efektywność pracy w organizacjach.
System pozwoli na wcześniejszy zwrot podatku VAT – w 40 dni zamiast 60. Jest to możliwe dzięki szybszej weryfikacji danych i eliminacji błędów. KSeF zapewnia jednolity format faktur, co ułatwia ich przetwarzanie i kontrolę przez urzędy skarbowe.
Dodatkowym atutem systemu, widocznym na poziomie krajowym, jest wzrost zaufania między kontrahentami. Dzięki KSeF nabywca zyskuje pewność, że otrzymana faktura pochodzi od uprawnionego podmiotu. To znacząco podnosi poziom bezpieczeństwa transakcji.
Terminy obowiązku włączenia się do KSeF
Krajowy System e-Faktur (KSeF) funkcjonuje już od 2022 roku w formie dobrowolnej. Pozwala to firmom testować jego działanie i stopniowo dostosowywać swoje procesy do nowych wymogów. System działa w Polsce jako element cyfryzacji rozliczeń podatkowych. Docelowo stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.
Zgodnie z aktualnymi informacjami Ministerstwa Finansów, obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur zostanie wprowadzony etapami:
- od 1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorców, którzy w 2024 roku osiągnęli sprzedaż (z VAT) przekraczającą 200 milionów złotych,
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników objętych obowiązkiem KSeF,
- Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. można będzie jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł. To ułatwienie ma pomóc w sprawnym przejściu na nowy system.
Kto będzie objęty obowiązkiem KSeF?
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie zależy od formy prawnej prowadzonej działalności – dotyczy zarówno spółek, jak i jednoosobowych działalności gospodarczych.
System obejmuje także faktury wystawiane w relacjach B2G (między przedsiębiorstwami a jednostkami sektora publicznego), które również muszą być generowane i przekazywane za pośrednictwem KSeF.
W przypadku faktur wystawianych na rzecz konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) korzystanie z systemu pozostaje dobrowolne. Przedsiębiorcy mogą, ale nie muszą, wystawiać je przez KSeF.
Co się zmieni?
Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) faktury będą przesyłane w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu. Jednocześnie zmienią się niektóre zasady obsługi faktur. Jedną z nowości jest to, że po przesłaniu faktury do systemu i nadaniu jej numeru, nie będzie możliwości jej edycji. Po wykryciu błędu trzeba będzie wystawić fakturę korygującą. Warto podkreślić, że KSeF nie weryfikuje poprawności rachunkowej faktury, np. sumowania kwot. Jeśli plik XML zostanie poprawnie przyjęty przez system, faktura automatycznie nabiera mocy prawnej. W sytuacji wpisania błędnych danych kontrahenta (np. nieprawidłowy numer NIP), trzeba będzie wystawić fakturę korygującą do zera oraz nową fakturę z poprawnymi danymi.
W systemie obsługującym faktury dostępna będzie wizualizacja faktury oraz załączników, przygotowana zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów.
Integracje programów do obiegu dokumentów z KSeF
Przy dużej liczbie dokumentów lub kontrahentów w organizacji szczególnie cennym rozwiązaniem może być integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z systemem obiegu dokumentów, takim jak SYMESTO. Wiele firm już korzysta z tego typu narzędzi wspierających cyfryzację procesów księgowych i administracyjnych. Integracja z KSeF pozwala w pełni zautomatyzować obieg faktur, przyspieszyć ich zatwierdzanie oraz zapewnić zgodność z wymogami systemu.
Moduł obsługi faktur w systemie SYMESTO umożliwia kompleksowe zarządzanie dokumentami księgowymi – od momentu ich odbioru, poprzez przekazanie do odpowiednich osób w celu opisu merytorycznego i akceptacji, aż po weryfikację formalno-rachunkową. System automatycznie odbiera ustrukturyzowane faktury z KSeF. Następnie odczytuje dane z dokumentów, uzupełnia odpowiednie formularze (zgodnie z ich typem) oraz generuje wizualizację faktury w formacie PDF. Po zakończeniu procesu dokumenty mogą być automatycznie przekazywane do systemu księgowego, co gwarantuje pełną audytowalność operacji. Dzięki takiej integracji przedsiębiorstwa zyskują pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów, skracają czas potrzebny na ich akceptację i księgowanie, a także znacząco redukują koszty administracyjne.
Podsumowanie
KSeF to krok w stronę pełnej cyfryzacji procesu fakturowania w Polsce. Integracja z systemami takimi jak SYMESTO pozwala przedsiębiorstwom oszczędzić czas, zminimalizować ryzyko błędów oraz sprawnie przygotować się do obowiązkowego korzystania z KSeF, które wejdzie w życie w 2026 roku.
Jeśli chcesz usprawnić obieg faktur w swojej firmie i przetestować integrację z KSeF – zapraszamy do kontaktu!
