System do podpisywania dokumentów w formule BYOC (Bring Your Own Certificate), w którym użytkownik wykorzystuje własny podpis kwalifikowany, to praktyczne rozwiązanie, szczególnie atrakcyjne dla małych i średnich firm nie potrzebujących bardzo rozbudowanych (a tym samym kosztownych) narzędzi.

Taki model jest zastosowany w autorskim rozwiązaniu BMS do obiegu korespondencji – SYMESTO. 

Jest to system pozwalający na centralizację procesu składania podpisów elektronicznych pod dokumentami wewnątrz organizacji, jak również przez użytkowników zewnętrznych – klientów czy kontrahentów. Użytkownicy potrzebujący podpisu pod dokumentem mogą w nim umieszczać dokumenty i kierować je do osób, których podpis jest wymagany – do jednej lub wielu na raz. Dzięki wbudowanemu API, podpis może być również zalecany przez inne działające w firmie aplikacje. System wykorzystuje posiadane przez użytkownika certyfikaty podpisu kwalifikowanego użytkownika (np. KIR Szafir/mSzafir, Certum, Sigillum).

Oto krótki przykład, jak to wygląda w SYMESTO w praktyce:

• Osoba potrzebująca podpisu pod dokumentem umieszcza dokument w systemie, wskazuje datę, do kiedy dokument ma być podpisany, oraz osoby podpisujące
• Dokument można również oznaczyć jedną z kilku kategorii oraz dodać do niego notatkę (wirtualny “post it” np. z informacją czego dotyczy dokument)
• Podpisujący dostaje powiadomienie mailowe: „Podpisz dokument” z linkiem kierującym go do systemu.
• W przypadku użytkowników zewnętrznych logowanie do systemu wymaga autoryzacji hasłem sms. 
• Po zalogowaniu się w SYMESTO podpisujący również widzi dokumenty do popisu, może je przejrzeć i zdecydować o ich podpisaniu. W ramach jednej operacji możliwe jest podpisanie wielu dokumentów. 
• Po podpisaniu dokumentu przez wszystkie wymagane osoby, wraca on do zlecającego podpis (wraz ze stosownym powiadomieniem). 

Poniżej podsumowujemy korzyści, jakie może osiągnąć organizacja, inwestując w system obiegu korespondencji z modułem podpisu elektronicznego wykorzystującego posiadane certyfikaty kwalifikowane.

1. Zgodność z przepisami i audytami (compliance)

• W razie audytu, kontroli lub sporu – firma jest zabezpieczona prawnie, a dokumentacja jest niepodważalna.
• Dokumenty podpisane kwalifikowanym podpisem mają pełną moc prawną — są równoważne z dokumentami podpisanymi własnoręcznie,

2. Brak opłat za podpisy / pełna przewidywalność kosztów

Dzięki wykorzystaniu posiadanych już certyfikatów kwalifikowanych, nie jest konieczne ponoszenie dodatkowych kosztów związanych z opłatami za każdy podpis.

3. Pełna kontrola nad dokumentami

• Dokumenty nie opuszczają systemu – nie ma ryzyka ich modyfikacji czy podmiany
• System kontroluje wymagany czas na złożenie podpisu i wysyła stosowne powiadomienia w sytuacji gdy jest on nieodległy lub przekroczony
• Dokumenty nie giną, nie trzeba ich przesyłać mailem, nie muszą być pobierana i ponownie dołączone do wiadomości po podpisaniu.

4. Elastyczność i brak uzależnienia od jednego dostawcy certyfikatu

Jeśli firma zdecyduje się kiedyś zmienić dostawcę certyfikatu, nadal może korzystać z tego samego systemu.

5. Szybkie wdrożenie – nie trzeba uczyć pracowników nowego narzędzia do podpisu

Jeśli pracownicy już korzystają z certyfikatu kwalifikowanego (np. do podpisywania deklaracji ZUS/PUE lub w KSeF), mogą używać go również w systemie.

Elektroniczny obieg dokumentów staje się nieodłącznym elementem nowoczesnych firm, które dążą do optymalizacji procesów, redukcji kosztów oraz zwiększenia efektywności działania. BMS jest twórcą systemu SYMESTO z modułem podpisu elektronicznego – rozwiązania, które  przyspiesza codzienną pracę, ułatwia kontrolę, poprawia bezpieczeństwo oraz wspiera mobilność i współpracę zdalną.